Raportointi ja seuranta

Tehokas raportointi- ja seurantajärjestelmä on olennainen ja tärkeä osa elintarvikeyrityksen laadunvalvontaa. Ilman tehokasta ja riittävän helppokäyttöistä raportointia ei laadunvalvonnan tuottamaa tietoa pysty hyödyntämään kunnolla. Seuranta puolestaan on avainasemassa toiminnan kehittämisessä.

Yksinkertaisimmillaan raportointi- ja seurantajärjestelmissä on kyse mittalaitteeseen (esim. ATP-mittariin) liittyvästä dataa keräävästä ja järjestävästä sovelluksesta, jonka avulla suuresta tietomäärästä saadaan nopeasti seulottua olennainen tieto. Näin voidaan esimerkiksi helposti selvittää, kuinka monta prosenttia kolmen kuukauden aikana tehdyistä pintahygieniamittauksista oli tulokseltaan huonoja. Toisessa ääripäässä ovat toiminnanohjausjärjestelmiin integroidut järjestelmät, jotka nivoutuvat osaksi organisaation johtamisjärjestelmää.

Järjestelmän muoto on kuitenkin sivuseikka: pääasia on, että käytössä on jokin työkalu laadunvalvonnan tuottaman tiedon käsittelemiseen ja että tuota tietoa aktiivisesti hyödynnetään. Olennaista on myös se, että järjestelmä on riittävän helppokäyttöinen - tämä tulee aina suhteuttaa toiminnan resursseihin yrityskohtaisesti. Hyvä vaihtoehto itse rakennettavalle seurantajärjestelmälle on seurannan ostaminen palveluna, sillä usein suurin osa laadunhallintaan liittyvästä tiedostakin syntyy yhteistyökumppanin tuottamana palveluna, kuten laboratoriotutkimusten tuloksina.

Mitä tietoa järjestelmiin?

Järjestelmiin tallennetaan kunkin yrityksen toiminnan kannalta merkitykselliset asiat seurattavaksi. Vakiosisältöä ei näin ollen voi antaa, mutta yleensä järjestelmiin tallennetaan ainakin yrityksen itse tekemien omavalvontatutkimusten tulokset, asiakasreklamaatiot sekä erilaiset laadunhallintaan liittyvät toimenpiteet. Pääpaino on usein pintahygieniatutkimusten tuloksissa, sillä ne ovat tehokas työkalu esimerkiksi siivouksen ja puhdistusmenetelmien kehittämisessä. Raporttiin kootaan useimmiten nimenomaan pintahygieniatutkimusten tulokset, laboratoriotutkimusten tulokset, tuhoeläintorjuntaraportit sekä kehittämisehdotukset.

Järjestelmä on työkalu

Tärkeintä on siis kerätä olennaiset tiedot, ottaa niistä säännölliset raportit ja ohjata toimintaa raportoinnin perusteella. Tulosten ja tapahtumien läpikäymisen säännöllisyys tuo suurimman hyödyn. Pienen elintarvikeyrityksen tai keittiön raportointi- ja seurantajärjestelmäksi käy hyvin vaikka perinteinen mappi ja taulukkolaskentaohjelma, mutta yli 10 hengen tuotantoyrityksessä olisi jo hyvä harkita valmiin järjestelmän käyttöönottoa tietomäärän kasvaessa. Kun tuotantoyrityksen koko kasvaa noin 20 henkilöön ja siitä yli, kannattaa kysellä tarjousta myös laadunhallintapalvelusta. Laadunhallinnan dokumenttien ylläpidon ja niihin liittyvien raportointien ja seurantojen hoitamisen muuttuessa työlääksi, palvelu voi vapauttaa merkittävästikin resursseja muuhun työhön.

Miksi Net-Foodlab Oy?

  1. Osaaminen: Laadunhallinnan ja analytiikan ammattilainen
  2. Yrittäjävetoisuus: Joustavuus ja hyvä palvelu ovat kunnia-asia
  3. Luotettavuus: FINAS-akkreditointi ja AAA-luottoluokitus